2020年の新型コロナウイルスをきっかけに、テレワークを導入する企業は年々増加しています。テレワークには感染予防以外にも、業務効率の向上など多くのメリットがあるため、多くの企業が導入を検討していることでしょう。
そこで今回は、テレワークを導入するメリットを企業側と従業員側、双方の視点から解説します。他にも、テレワーク導入によるデメリットや対処法なども説明しているため、テレワーク導入を検討している企業の方はぜひご覧ください。
テレワークとは、情報通信技術（ICT）を活用した働き方のことです。情報通信技術とは、PCだけではなく、スマートフォンやスマートスピーカーなどさまざまな形状のコンピューターを利用した情報処理や通信技術の総称です。
テレワークの実施によって、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方を実現できます。情報通信技術の活用により、オフィスに出社しなくてもさまざまな業務を行なえるからです。具体的には、Web会議ツールで会議に参加したり、コミュニケーションツールを使って他の社員と進捗状況を報告しあったりなどの業務ができます。
テレワークには、以下のような種類があります。
テレワークはオフィスに出社せずに勤務できることから、働き方改革や感染症対策の一つとして注目されています。オフィスに出社しないため、人と接触する必要がなく、感染症対策になります。また、テレワークでは通勤時間が不要になり、社員がワークライフバランスをとりやすくなります。
テレワークには会社と社員、双方にとって多くのメリットがあり、導入する企業は年々増加しています。
テレワーク導入による企業側のメリットを5つ紹介します。
一つずつ内容を確認していきましょう。
テレワーク導入により、社員の業務効率が上がります。なぜなら、テレワークではオフィス勤務時と異なり、作業を中断せずに進められるからです。
テレワーク時は、主に一人で作業を進められます。一方、オフィスで勤務していると、作業中に他の従業員に話しかけられたり、顧客が訪問してきたりといったことによる作業中断が発生します。そのため、一つの作業に集中できず、業務効率が上がりません。
他の社員とコミュニケーションを取る時間や顧客との商談の時間は事前に決めておき、Web会議ツールなどを利用することで、決まった時間以外は他の業務に集中できます。
テレワークでは一つひとつの業務に集中して取り組めるため、業務効率の向上が期待できます。
テレワーク導入により、通勤費用などが削減できます。テレワークによってオフィスへの通勤が不要になり、通勤費用がかからなくなるからです。オフィスから遠い場所に住んでいる社員が多くいる場合、大きな費用削減になります。
また、ほとんどの社員が完全在宅勤務の状態であれば、オフィスの規模を縮小して、賃料や設備にかかる費用も削減できます。さらに、テレワーク導入とともに書類の電子化を進めれば、印刷代や保管場所にかかる費用も不要になります。
テレワーク導入により、通勤費用や賃料などの費用を削減できる点は大きなメリットです。
テレワークを導入しておくことで、事業継続性を確保できます。地震など自然災害が発生して出社できないときでも、テレワークできる環境が整っている企業であれば事業を継続できるからです。
テレワークできる環境を整えるにはペーパーレス化を進めたり、コミュニケーションツールを導入したりといった手間がかかりますが、環境を整備しておくことでリスクヘッジになります。テレワークする際の情報共有の方法や業務の進め方などをあらかじめ定めておくことで、予期せぬ事態で出社できなくなったときでも従業員は安心して働けます。
実際に新型コロナウイルス拡大による緊急事態宣言時には、テレワークを実施することで従業員を守ることに繋がりました。緊急時にも安心して働ける状況をつくることは、従業員の定着率向上にも役立ちます。
導入に手間はかかりますが、テレワークを導入しておくことで出社が難しい状況でも事業を継続できるようになります。
テレワーク導入により、企業イメージが向上します。なぜなら、社員がワークライフバランスをとりやすくなり、柔軟な働き方ができる企業として認識されるからです。
出産や育児をしたい人でも長く働ける会社として認識されるため、企業イメージが向上します。企業イメージの向上によって、優秀な人材が集まりやすくなったり、離職率が低下したりといった効果も期待できます。
実際に社内でテレワークを導入している場合は、求人票などに記載できるため、多くの人材が集まりやすくなります。また、オフィス勤務では働き続けるのが難しい人でも、テレワーク活用により働き続けられる可能性があります。
テレワーク導入によって、社員の働きやすい環境を整えている企業として、企業イメージが向上します。
テレワーク導入によって、優秀な人材を確保しやすくなります。テレワークの活用で、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方が可能になるからです。
テレワークの制度があれば、事情があって通常の勤務は難しい人を採用候補者として考えられます。出産や育児、介護などやむを得ない事情で働けない人でも、テレワークを利用すれば働ける可能性があるからです。スキルを持っている優秀な人や即戦力になる人を求めている場合は、より多くの候補者の中から選ぶことが可能になります。
また、出産や育児などの事情を理由にした退職者を減らすことが可能です。通常の勤務が難しくても、テレワークの活用によって働き続けられるようになるケースがあります。退職者を減らすことで、新たな社員を雇うための手間や費用がかからず、優秀な人材を確保しておけます。
テレワーク導入により、通常の勤務ができない状況にある人などを採用候補にできるため、優秀な人材を確保しやすくなります。
テレワーク導入による従業員側のメリットを紹介します。
具体的に確認していきましょう。
テレワーク導入により、従業員はワークライフバランスをとりやすくなります。ワークライフバランスとは、仕事と生活のバランスがとれた状態のことです。
テレワークによって通勤時間が無くなることにより、時間に余裕がうまれるため、ワークライフバランスをとりやすくなります。また、テレワークで業務効率が上がれば、業務外の時間を増やすことが可能です。
ワークライフバランスをとり、プライベートを充実させることで、仕事での生産性向上や離職防止の効果が期待できます。従業員にとって、ワークライフバランスのとりやすさは大きなメリットです。
テレワーク導入により、社員の生産性が上がります。なぜなら、テレワークでは主に一人の環境で作業を進めるため、作業を中断せずにすむからです。
一方、オフィスで作業をしていると周囲の人から声をかけられることがあり、作業を中断せざるを得ない状況になります。作業を一度中断すると、途中から作業を再開することになり、生産性が低下する可能性が高いです。
他の従業員と話し合う必要がある場合はWeb会議を設定したり、チャットでやり取りするなど、工夫することで作業を中断せずにすみます。
テレワークでは1人で集中して業務に取り組めるため、生産性が上がる効果が期待できます。
テレワークでは人と接触する必要が無いため、感染リスクを下げられます。オフィスに出社すると直接周囲の人と話さなければなりませんが、テレワークではPCの画面越しに会話ができます。
オフィスに出社すると社内のみならず、通勤時にも人と接触する可能性があり、感染のリスクがあります。手洗いうがいや消毒などの感染症対策をしていても、人との接触自体は避けられません。
しかし、テレワークであれば直接人と接触する必要が無いため、感染リスクを下げられます。感染を不安に思う従業員であっても、テレワークであれば安心して業務に集中できます。
テレワークを導入する企業側のデメリットを紹介します。
一つずつ確認していきましょう。
テレワークでは、社員の勤怠管理が難しいです。なぜなら、社員は直接目が届かない場所で勤務するからです。オフィス勤務であれば、社員の席をみて状況を確認することができますが、テレワークだと基本的にできません。
テレワークではシステムなどを利用しない限り、社員の自己申告による勤務状況しか確認できません。そのため、正確な勤怠管理をするにはシステムを利用するなど工夫が必要です。システムを利用することで勤怠をリアルタイムで確認したり、業務開始や終了を自動で記録したりといったことが可能になります。
テレワークでは勤怠管理が難しいため、システムを導入するなど対策を考えておきましょう。
テレワーク導入により、セキュリティリスクが高まります。なぜなら、社員がさまざまな場所で業務を行なう可能性があるからです。さまざまな場所で業務を行なうということは、情報が他者の目に触れる危険性が高まります。
例えば公共のスペースで作業中にパスワード画面を見られたり、無料Wi-Fiに接続してハッキングされたりといった危険性があります。社員が意識していない場面で、情報を抜き取られる可能性があります。
そのため、社員一人ひとりに対して危機意識をもたせたり、ウイルスソフトを導入したりといった対策が必要です。
テレワークをしている間は、社員の評価が難しいです。なぜなら、社員の労働実態が把握しづらいからです。オフィス勤務であれば勤務態度を確認しやすいですが、他の場所で勤務している場合、基本的に確認できません。
勤務態度を確認するために、Web会議ツールを利用したミーティングを定期的に行うなど、対面でのコミュニケーションが必要です。社員の進捗状況や悩みを聞くためにも、定期的に話す機会を設けましょう。
オフィス勤務と比較して社員の評価が難しい点は、テレワークのデメリットです。評価が適切に行われないと、社員の不満に繋がるため、対策が必要です。
テレワークを導入する従業員側のデメリットを紹介します。
それぞれ確認していきましょう。
テレワーク中はオフィス勤務と異なり、他の社員に気軽に話しかけられないため、コミュニケーション不足になりやすいです。オフィス勤務ではあった日常会話が無くなり、孤独を感じやすくなります。また、テレワークでよく利用されるチャットでは、相手の表情や雰囲気を読み取るのが難しいため、コミュニケーションを取るのが難しいです。
コミュニケーション不足が原因でメンタルの問題が起きることもあるため、注意が必要です。対面と同じように、相手の顔をみて会話できるビデオ通話などでコミュニケーションを取る機会をつくるなど、対策をしましょう。
テレワークでは、自分で時間を決めて行動しなければならないため、自己管理が難しいです。オフィスでは決まった時間に休憩したり、終業時間に退勤したりとルーティーンができていますが、テレワークでは自分で管理する必要があります。
例えば昼休みの時間が決まっていても、自分次第で業務を続けることができます。周囲には他の社員がいないため、誰も注意してくれません。自分で時間を決めて作業しなければ、長時間労働になり、心身に不調をきたす可能性があるため、対策が必要です。
テレワークには周囲の目がないため、自己管理が難しい点がデメリットです。
テレワークのデメリットへの対処法を紹介します。
一つずつ確認していきます。
テレワークを導入する際は、ルールを定めるようにしましょう。なぜなら、ルールが無いと従業員の勤怠管理が難しいからです。
出退勤や進捗報告、トラブル時の対応など、さまざまなルールをあらかじめ決めておきましょう。例えば、「出退勤時には必ず上長にメールで報告する」など、明確なルールを定めることが大切です。ルールに沿って従業員に行動してもらうことで、不要なトラブルを防ぐ効果が期待できます。
ルールが無いままテレワークを導入すると、従業員との間で多くのトラブルが発生する可能性があります。例えば、退勤時刻の報告のルールが無ければ、「残業をしたのに残業代がついていない」などといったトラブルが発生します。
テレワークを導入する前に、テレワーク時のルールを決めるようにしましょう。
テレワークを実施する際は、社員の評価基準を明確にしておきましょう。テレワークを導入すると、社員と対面で接する機会が減るため、評価が難しくなります。テレワーク時の評価基準は、オフィス勤務時と異なる場合もあるため、具体的に考えておきましょう。
基準を明確にしておかないと、評価の結果に対して従業員から不満を持たれる可能性があります。従業員から問い合わせを受けた際に、明確に答えられるように、評価基準をしっかりと定めておきましょう。
テレワークを実施するために、ツールを導入しましょう。なぜなら、ツールを導入することで効率的に業務を進められるからです。
具体的には、会議で使うWeb会議ツールや日常会話で使うチャットツールなどがあります。ツールによって機能が異なるため、必要な機能がついているツールを活用しましょう。
ツールを導入することで、テレワークのデメリットである「コミュニケーションのとりづらさ」などを解消することができます。テレワークで自社に必要な機能を洗い出したうえで、必要なツールを導入するようにしましょう。
テレワーク導入には、社員の業務効率が上がったり、事業継続性を確保できたりと会社側にとって多くのメリットがあります。また、社員にとっても生産性が高まったり、ワークライフバランスをとりやすくなったりとさまざまなメリットがあります。そのため、テレワーク導入は会社側と社員、双方にとってメリットのある制度だといえます。
一方、テレワークのデメリットはコミュニケーションを取りづらい点や、勤怠管理をしづらい点にあります。テレワークのデメリットを解消するには、あらかじめルールを定めたり、ツールを導入したりといった対策をしましょう。
テレワーク導入には、Remoのツールがおすすめです。なぜなら、テレワークの課題であるコミュニケーションのとりづらさを解消できるからです。
Remoは繋がり・交流促進型の新しいコミュニケーションツールであり、さまざまな交流体験ができます。例えば、メタバース空間内で自由に席を移動して会話したり、参加型イベントを実施したりできます。他にも、プレゼンテーションモードや席の事前指定などさまざまな機能を無料で利用が可能です。
テレワークに利用するツールをお探しの方は、ぜひRemoのツールをご検討ください。
