バーチャルオフィスはインターネットの画面上でアクセスする仮想オフィス空間のことで、空間内で入室者が自分のアイコンやアバターを動かし、出社に近い状況を演出することができます。同じオフィス空間にいる従業員に話しかけることも、メインの空間とは別に会議室空間を用意して、資料を共有し、ミーティングをすることも可能です。リモートワークを導入してみたものの、今までのようには仕事が進まないと悩んでいる場合、新しいソリューションとして課題を解決してくれるはずです。
バーチャルオフィスツールは仮想オフィスツールとも呼ばれており、インターネット上にオフィスに近い環境を構築するためのツールです。新型コロナウイルスの蔓延でリモートワークが普及し、テレビ電話やチャットツールで会話をする機会が増えましたが、相手の様子が見えづらいために、オフィスで行われていたような気軽なコミュニケーションが取りづらいことが懸念されています。そこで登場したのがバーチャルオフィスツールです。目的に応じてコンタクト方法を選ぶことができ、資料の共有や在籍確認なども可能です。
IT分野に強い企業であれば、リモートワークにすることで通勤時間が減り、生産性や効率性が向上したケースは多くみられます。ですが、ITについてそこまで力を入れてこなかった企業が大変であるため、多くの企業でリモートワークに移行してから生産性の下落に頭を抱えています。いつもと違う環境で集中しづらい、気軽なコミュニケーションが取れないため周りの協力を得るのが難しい、部下の仕事ぶりが見えないため教育の機会を失っているなどの悩みがあります。こうした課題を解決に導くためのものがバーチャルオフィスツールです。
バーチャルオフィスの特徴は、インターネット上に仮想のオフィス空間を構築できることです。作業するためのデスクを設置し、自分の写真をアップロードしてアイコンやアバターが仮想オフィスに姿を表すことで、従業員がバーチャル出社しているような映像を映し出します。オフィスでは仕事に集中している時もあれば一息休憩をとっていることもあります。バーチャルオフィスは、テレワークで失われていた仕事の合間や休憩中に生まれるコミュニケーションを復活させる役割を担っています。
実際のオフィスで様々な手段でコミュニケーションをしていたように、バーチャルオフィスでも複数のコミュニケーション方法が用意されています。テキストチャットやボイスチャット、通常の電話やビデオ通話機能です。会議などビジネス上で必要なコミュニケーションはもちろん、雑談のように気軽なコミュニケーションまで、目的に合わせた使い分けを可能にします。慣れていない人でもすぐに使いこなせるよう、機能を利用する際は社内ルールを設定するとよいでしょう。
バーチャルオフィスには、会議をするための特別な機能が搭載されているツールが多くあります。自身のアバターをオフィスに出勤させ、会議の時間になれば会議専用のバーチャルルームへと移動します。ツールによってはアバターをクリックすることでマイクのON/OFFを切り替えるほか、会議ごとに異なるバーチャルルームを用意することも可能です。実際にいるのは自宅や外出先かもしれませんが、まるでオフィスにいるかのような雰囲気で仕事を進めることが可能です。
バーチャルオフィスツールでは、資料や画面の共有も手軽に行えます。仕事を進めていれば、大小さまざまなトラブルが発生します。オフィスで仕事をしていた際は、小さな問題であれば隣の人に聞いて自分の画面を見てもらうなどして、すぐにアドバイスをもらうことができました。しかし、テレワークでは相手の様子が見えづらいため、ちょっとしたことで声をかけることが難しくなっています。バーチャルオフィスでは気軽な会話が可能なため、すぐに資料や画面を共有してアドバイスをもらうことで、小さな問題で作業がストップすることがなくなります。
テレワークで気軽な会話が生まれなくなる原因の一つとして、相手が今何をしているのかわからないことがあげられます。バーチャルオフィスツールでは、オフィスに出社している従業員の在籍状況をチェックすることができるため、誰がどの会議室を使っているのかなどオフィスの利用状況を管理でき、従業員の状況を見ながら忙しくないタイミングを見計らって声をかけられるようになります。在籍確認機能は、バーチャルオフィスでの仕事をスムーズにする上で便利な機能の一つです。
バーチャルオフィスツールを検討する際に、他のサービスとの連携機能が備わっているかはぜひチェックしてください。なぜなら、今使っているツールと総入れ替えでバーチャルオフィスツールを導入すれば、使い方に慣れずストレスを抱える人が増え、業務の生産性が落ちる恐れがあるからです。既存ツールとの連携が可能であれば、従業員が使い方に慣れるように少しずつの導入が可能になりますし、慣れてくれば既存のものよりも使いやすさが増して、業務がより効率的になるはずです。
バーチャルオフィスツールでは、従業員の勤怠や作業の進捗などを管理する機能もあります。従業員のオフィスへの入退室の時間、従業員が使うアプリやサービスの利用状況、業務の進捗状況をツール一つで管理できるなど、マネジメントをサポートしてくれます。
バーチャルオフィスツールの導入にかかる費用としては、初期費用と月額費用があります。会社の規模やバーチャルオフィスを利用する人数によって利用料金は変動し、初期費用については0円〜100,000円、月額料金については1,000円のものから50,000円前後のものまで幅があります。バーチャルオフィスに慣れていない方の場合、導入するにしても機能性だけでは判断できないケースもあります。その場合、トライアル期間を用意しているサービスがオススメです。
バーチャルオフィスツールを導入する大きなメリットは、雑談から会議まで大小問わずコミュニケーションの機会を増やし、社内の活性化を図れることです。前述のとおり、ITに長けていない企業の場合、テレワークに移行したことで気軽なコミュニケーションが減り、生産性が落ちることがよくあります。バーチャルオフィスツールは会話の減少を食い止め、実際のオフィスで働いていたときと同じような従業員同士のやりとりを取り戻し、社内コミュニケーションの円滑化に貢献します。
バーチャルオフィスツールを使えば業務の進捗も一元管理ができるため、逐一確認しなくても一目でそれぞれの状況を把握することが可能になります。また、ツールによっては従業員のリアルタイムな状況を「作業中」や「退席中」といった形で表示してくれるため、勤務実態についても確認できます。従業員の作業ステータスがわかるようになれば、作業中の場合は無理に声がけすることを避けられますし、相手のようすを見て気軽に雑談することもできます。
リモートワークは通勤時間を削減できる反面、オフィスに行かないことによって気持ちの切り替えがしにくいことが難点でもあります。オフィスで仕事をするから自分の気持ちのON/OFFを切り替えることができ、オフィスへの来社が仕事に集中するキッカケになっている人もいます。バーチャルオフィスはオフィスへの出社に近い雰囲気を演出することができるため、適度な緊張感を持って仕事に取り組めるようになるはずです。
バーチャルオフィスツールの導入により、従業員同士のコミュニケーションの機会の増加、モチベーションアップやアイデアの創出、生産性の向上効果等が期待されます。リモートワークでコミュニケーションが減ったことによるストレスは、バーチャルオフィスツールを取り入れることにより解消されやすくなります。一人で黙々と仕事に取り組む時間も必要ですが、適度に雑談などをして一呼吸挟むことで、気持ちの切り替えがしやすくなりモチベーション高く、次の仕事に向かえるはずです。組織として仕事を進めていく以上、孤独感と帰属意識のバランスを取るためには、細かなコミュニケーションが欠かせません。
コミュニケーションを円滑にし、社内の活動を活発にする効果が期待されているバーチャルオフィスですが、ストレスなく使えるようになるまではその効果を実感することができない点がデメリットになります。ITツールに慣れていない従業員が多い場合、インターネット上にオフィスを構えるといったスタートの段階からつまずいてしまうかもしれません。会社内にスムーズに浸透していくように、ユーザーである従業員に丁寧に説明する必要があります。
慣れないことは誰しも受け入れがたく面倒に感じてしまいます。人によってはストレスを感じ、ツールを使用するどころか導入することにさえ反発する恐れもあります。特に立場の上の人に反発されるとバーチャルオフィスの導入は遠のいてしまいますので、現状の課題とバーチャルオフィスを導入するメリットについて丁寧に伝え、時間をかけてでも理解してもらうしかありません。新しいことや変化が受け入れられにくい社風がある場合、すぐに導入することは難しいでしょう。
バーチャルオフィスにもさまざまな種類があるため、強化したいことなど目的に応じて最適なツールを選ぶ必要があります。
実際のオフィスにいるかのような自然なコミュニケーションを生み出したい場合は、臨場感のあるバーチャルオフィスサービスを提供しているツールを選ぶとよいでしょう。株式会社エクステンシブルが展開している「Oasis（オアシス）」は、より円滑な会話を生み出すためのツールです。ワンクリックで着席したテーブルごとに会話を始めることができるほか、「作業中」や「会話できる」など何種ものステータスが用意されており、相手の状況を細かく把握できます。
バーチャルオフィスは仕事場としてだけでなく、イベント会場としての利用も可能です。展示会や交流会など、よりオープンなコミュニケーションが必要な場合もバーチャルオフィスツールが活躍してくれます。さまざまな目的で利用できるスペースサービスを提供している「oVice（オヴィス）」では、近くにいるアバターの声が大きく聞こえ、離れた場所にいるアバターの声が小さく聞こえるなど、実際のイベント会場にいるような感覚を体験することができます。
よりリアリティのある仮想オフィス空間とするため、フロアマップ上でアバターを動かすタイプのツール。その場合、PCに大きな負荷がかかってしまうため、そこまでのリアリティは不要である会社もあります。例えば、「NeWork （ニュワーク）」は組織としての作業効率向上に特化した、シンプルなサービスを提供しています。最新ゲームのような映像はありませんが、気軽にコミュニケーションをするための機能が充実しているツールです。
従業員の管理や業務のマネジメントに特化したツールもあります。「Remotty（リモティ）」は、カメラやPCの稼働状況から従業員のリアルタイムのステータスを確認することができます。チャットで気軽なコミュニケーションが可能であり、ログを使い、1対1のミーティングも素早くセッティングできます。
バーチャルオフィスツールを選ぶ際は、今使っているツールとの連携ができることを確認しておきましょう。連携ができないと、ツールの使い方をイチから学ばなくてはならないため、通常の業務に支障が出る恐れがあります。既存のツールと連携できるオフィスツールを選び、自然に社内に浸透していくよう配慮をすると、従業員もストレスなく新しいツールに馴染めるはずです。例えば、多くの企業ではコミュニケーションツールとしてMicrosoft TeamsやZoomを導入しています。そういったツールとシームレスに連携できると、利用者が自然とメタバースオフィスを利用する流れになりやすくオススメです。
前項でご紹介したように、それぞれのバーチャルオフィスツールには特徴があり、得意不得意があります。必要のない機能はPCに負荷がかかるだけになり、使い勝手の品質は落ちてしまいます。自社に必要な機能とツールの特徴をしっかり理解して、最適なツールを選ぶようにしましょう。自社に合ったツールを選択することができれば、距離は離れていても新たなコミュニケーションが生まれるため、社内コミュニケーションの活発化を促進してくれるはずです。
機能性の高いツールはPCへの負荷がかかります。リモートワークで個人PCを利用している場合や会社から提供しているPCが古くスペックの低いものの場合、日常業務に支障が出る恐れもあるので注意してください。従業員の所有するPCにスペックの大きな差異がある場合、できるだけPCへの負担を軽減したバーチャルオフィスツールを選ぶようにしましょう。
バーチャルオフィスツールはオフィスにいるような感覚でコミュニケーションができるようになる便利なツールですが、従業員は自宅などプライベートな場所で作業をしているため、プライバシーへの配慮が欠かせません。女性のメークなど突然のビデオ会議では困るケースもありますし、上司としては便利なカメラ撮影での勤怠管理も監視されているようなストレスを与えてしまうこともあります。さまざまな便利な機能がありますが、本来の目的にかなったツール利用となるよう、プライバシーの配慮が十分に行えるツールを選ぶことがオススメです。
バーチャルオフィスツールの導入は、テレワーク環境で失われがちな、社員同士のコミュニケーションを復活させる効果が期待できます。導入が成功すると、各社員は自宅からでのオンライン出社でも、従来形式のリアル出社と同じ緊張感を持って、仕事に取り組むことができ、同僚・仲間の存在を意識し合いながら、より深く、効率的に仕事に取り組むことができるようになります。
「Remo（リモ）」は、前述の「勤怠状況の管理」ではなく、「質の高い交流・コミュニケーションの促進」に重きを置く、バーチャルオフィスの総合プラットフォームです。Remoのバーチャル空間は、オフィスとしてだけでなく、小規模でカジュアルな懇親会、大規模な展示会、オンライン授業の教室等、様々な用途・シーンで、エンゲージメントの向上に貢献します。バーチャルオフィスツールの導入を検討している会社は、Remoを選択肢のひとつとして検討することがオススメです。
