コロナですっかりおなじみになったオンラインでのイベント開催。主催者側はまだまだ不慣れな部分が多く、運営方法に迷ってしまうことは多くあります。本日は、Remoを活用したオンラインとオフラインのハイブリッド形式のイベント開催を成功させている、株式会社エル・ティー・エス、マーケティング＆マネジメント部の大山さんと重藤さんに、そのお話をして頂きました。
＜株式会社エル・ティー・エスに関して＞
IT導入や業務改革を支援する、東京に本社を構えるコンサルティング企業。 「プロフェッショナルサービス事業」と「プラットフォーム事業」をメインにグローバル展開。プロフェッショナルサービス事業では、企業と働き方の変革を推進・促進・支援する会社として、単なる外部支援ではなく、クライアント企業の現場に入り込み、課題やテーマに応じたソリューションを提供。プラットフォーム事業では、IT企業同士の案件や人材のマッチングにより、企業のIT人材不足を解決するプラットフォームを展開。
＜Remo活用のポイント＞
LTSグループ会社横断で、年に1度グループカンファレンスを実施しているのですが、それに使用するツールを探していました。2020年頃からは、社内でZoomを使った事例共有会を月に1回行い、社員の気付きや学びなどをプロジェクト事例と共に紹介する場を設けているのですが、年１度のグループカンファレンスはその全社バージョンとなります。
グループカンファレンスの主な目的は、ナレッジの共有、スタッフ同士の交流、ネットワーキングの促進です。2021年7月に初めて開催した際、参加者の満足度がとても高く、2022年9月には2回目を開催することになりました。
初回のグループカンファレンスは完全オンライン開催でした。オンラインで開催したことに関しての評価は概ね良かったのですが、前述の目的をより効果的に達成できるようになるため、オンラインイベントに使うツールの見直しを行いました。
普段の業務では、Microsoft TeamsやZoomをウェブ会議で使用しています。それらのツールは、グループカンファレンス開催にあたっては機能的に様々な障壁がありました。カンファレンスに強い様々なツールを、細かく比較検討した結果、Remoを導入することになりました。「長丁場のイベント開催が可能」、「大人数のイベント参加が可能」、「イベントの録画が可能」、「複数の会場で同時にイベント開催が可能」、「ポスターセッションに使いやすい」、「料金体系がわかりやすい」、「強固なセキュリティ」等、弊社が求めていたポイントの殆どを兼ね揃えているのはRemoのみであることが、ツールの比較検証でわかりました。
第1回グループカンファレンスでは、Remoではない他のツールを使いましたが、「近くに行かないと話しかけられない」、「どれくらい近付けばいいのか分からない」など、参加者観点で直感的に分かり辛いことがとても多く、自由な交流や会話に繋がりにくい状況になりました。
その後に新たに導入したRemoでは、会場内の場所移動や会話への参加にいたるまで、すべてが直感的。コミュニケーションが活性化され、イベント自体がより盛り上がります。
近付いて会話グループを形成するスタイルのツールとは違い、Remoでは、会場に入場したらどこかのテーブルに自動的に着席となります。こちらの方が、圧倒的に最初の一言を発しやすく、気軽な会話が生まれやすくなります。
近寄って会話を発生させるタイプのツールは、一部のグループでは話が盛り上がるかもしれませんが、会場全体としてのエンゲージメントの向上には繋がりにくいことが考えられます。その様な形式のツールの場合、どれくらい近寄ればよいのかが分かり辛いだけでなく、話しかけるタイミングも分かり辛いという声もありました。
Remoは、バーチャル会場のデザインがテンプレートとして豊富に用意されています。既存デザインのカスタマイズや、オリジナルの会場デザインを使うことも可能ですが、それをしなくても、基本テンプレートだけで効果的なイベント運営が行なえます。バーチャル会場は、イベントに合わせて様々な演出ができて、とても便利です。かわいらしいデザインのものから、スタイリッシュなものまで揃っており、用途に合わせて選ぶことができるのもグッドなポイントです。
LTSグループ会社全体でのカンファレンスは6つの会場を作って開催したのですが、従来のツールでは、その様な運営の際には、参加者は6つの会場それぞれへの参加登録が必要となります。これは、参加者にとってはかなりの手間になってしまいます。
Remoの場合、イベント参加可能なメールアドレスのドメイン指定設定が可能です。この機能を利用することにより、参加者は事前登録なしで入場できます。これは、すごく利便性が高いポイントです。
